Назначение кейса. Кейс адресован лицам, принимающим решения (сокращенно ЛПР) о выборе цифровой платформы для строительства (сокращенно ЦПС) за счёт бюджета в соответствии Постановлениями Правительства РФ № № 1413: министрам строительства, руководителям подразделений региональных администраций.
В нашей статье Вы найдёте краткое описание того, что для государственных органов означает цифровизация строительства согласно ПП РФ №331.
Кейс не заменяет профессиональные компетенции и не является инструкцией, прямым руководством к действию. Он лишь отражает экспертную точку зрения автора. Окончательное решение и ответственность за решения принимает ЛПР. Кейс лишь помогает в этом.
Он обычно ставит задачу, а не отвечает на вопрос как её решить, предполагая, что команда управления проектом достаточно компетентна сама или привлечёт специального консультанта.
Как использовать кейс? Кейс предназначен как для самостоятельного исполнения ЛПР и рабочей группой управления проектом, так и совместного исполнения с консультантами. Чтобы исполнять его, нужно последовательно отвечать на поставленные вопросы.
При выполнении кейса используйте в качестве чек-листа описание главного результата, приведённого в конце каждого шага. Вы также всегда можете привлечь экспертов Цифрастрой, написав нам через форму обратной связи.
Шаг №1. Определите, зачем Вам цифровая платформа
Сформулируйте цели своей цифровизации. Например, так:
- Перевести на цифровую платформу работу ГРБС, госзаказчика, застройщика, техзаказчика.
- Перевести на цифровую платформу работу застройщика, техзаказчика.
- Формально выполнить ПП № 331 и пока ничего не делать на практике.
Тем, кто в самом начале пути, рекомендуется выбирать второй вариант, ведь на рынке для этого уже имеются готовые решения. Это путь «быстрых побед». Но настоящий эффект от цифровизации можно получить только от варианта 1, так как он позволяет перевести на ЦПС максимум бумажного документооборота. Что касается третьего варианта, то он позволит ещё год-полтора почти ничего не делать. Однако имейте в виду, что потом наступит аврал и непременно последуют оргвыводы руководства.
Итак, цели определены. После этого мы рекомендуем закрепить чёткие измеримые критерии – метрики. В качестве их вариантов могут быть выбраны:
1. Длительность важнейших для управления строительством бизнес-процессов. Например, формирование, согласование исполнительной документации; приёмка работ; оплата работ; согласование корректировки ПСД и т.д.
2. Количество персонала, задействованного на управлении строительством.
3. Производительность персонала, задействованного на управлении строительством и объём качественного управляемого капитального строительства (млн руб/чел год, количество документов/чел год и т.д.)
Если Вы понимаете, что не можете однозначно сформулировать цели и метрики, переходите к следующему шагу. Но потом вам всё равно придётся вернуться к шагу №1.
Главный результат на этом этапе – сформулированные для проекта внедрения ЦПС цель и метрики её достижения.
Шаг 2. Осуществите сбор данных об организациях и бизнес-процессах
Опишите организацию или группу организаций, для которых выбирается цифровая платформа. Для этого последовательно ответьте на следующие вопросы:
1. Какая есть локальная (федеральная всем известна) нормативная база? Составьте список НПА, руководящих, методических и иных документов.
2. Какие организации будут использовать ЦПС? Опишите организации и их взаимосвязи.
3. Какая из вышеупомянутых организаций будет ответственной за реализацию проекта и кто руководитель проекта?
5. Определите, для каких этапов проекта строительства ОКС будет применяться ЦПС.
6. Определите, для каких стадий жизненного цикла ОКС будет применяться ЦПС.
7. Составьте план бизнес-процессов для всех организаций, участвующих в проекте на всех этапах проекта строительства ОКС и на всех стадиях жизненного цикла ОКС.
8. Составьте список бизнес-процессов, которые не устраивают своей длительностью, качеством результатов, трудоёмкостью и т.д. Обоснуйте почему?
Примечание. Если у Вас нет описаний бизнес-процессов, то дальнейшее продвижение будет затруднительно и желательно хотя бы составить список и краткое описание.
10. Если у Вас имеются описания бизнес-процессов, то определите их конечный список для оцифровки.
Главные результаты этого шага кейса: данные об организациях и бизнес-процессах, которые будут оцифровываться, переносятся на ЦПС и приобретается понимание необходимых изменений в бизнес-процессах.
Шаг 3. Сбор данных об эксплуатируемых цифровых системах
Опишите цифровые системы, эксплуатируемые организациями, участвующими в проекте цифровизации, последовательно отвечая на следующие вопросы:
1. Составьте список цифровых систем, эксплуатируемых и внедряемых в настоящее время организациями, участвующими в проекте цифровизации;
2. Составьте список цифровых систем, которые не устраивают Вас по качеству, функционалу и обоснуйте почему?
Главные результаты этого шага кейса – описание цифрового ландшафта организаций, участвующих в процессе, и перечень необходимых его изменений.
Шаг 4. Выявите и задокументируйте требования
Сформируйте перечень требований, последовательно создав:
- Перечень необходимых бизнес-процессов, реализуемых ЦПС.
- Модель обслуживания: коробочное решение, серверное решение, SaaS.
- Исполнение: десктоп, мобильные устройства, мобильные приложения.
- Стоимость.
Определите необходимые общие технические требования:
- состав и количество организаций;
- количество проектов и объектов ОКС;
- состав и количество рабочих мест;
- примерный средний размер данных проекта (мБ).
для SaaS решений:
- минимально-необходимая скорость передачи данных, обеспечивающая работоспособность ЦПС;
- время работы ЦПС, минимально-необходимая работоспособность;
- время первого отклика сайта (NTFS) ЦПС;
- время первой отрисовки контента (FCP);
- минимально-необходимая устойчивость к перегрузке соединений и ДДОС-атакам.
Требования к используемому программному обеспечению ЦПС:
- применяемые технологии;
- применяемое программное обеспечение, в том числе, требования по импортозамещению;
- поддерживаемые форматы данных.
Требования к техническому обеспечению ЦПС:
- к серверам, цод, в том числе, по месту их размещения, надёжности и т.д.;
- к пользовательским устройствам;
- к клиентской, технической поддержке - состав услуг, каналы связи, время работы, время отклика;
- к защите информации;
- к персоналу;
- к необходимым интеграциям;
- которые важны с Вашей точки зрения.
Отранжируйте перечень требований по убыванию важности.
Главный результат этого шага кейса - получение закрытого перечня требований к ЦПС.
Шаг 5. Выявите и задокументируйте требования и ограничения
Прежде чем, на основании сформулированных требований осуществлять выбор конкретной ЦПС, необходимо сформулировать ограничения, способные существенно повлиять на выбор. Как правило это:
- время, имеющееся для реализации проекта внедрения;
- отпущенный бюджет;
- имеющийся персонал;
- используемые технологии;
- существующее окружение;
- существующие бизнес-процессы;
- требования нормативных документов;
- иные ограничения, важные с Вашей точки зрения.
Отранжируйте перечень ограничений по убыванию важности.
Главный результат этого шага кейса - получение закрытого, ранжированного перечня ограничений, используемых для выбора ЦПС.
Шаг 6. Выберите ЦПС
Итак, у Вас уже есть закрытый список требований и ограничений, а в интернете много предложений поставщиков. Значит самое время выполнить следующее:
- отберите предложения по соответствию требованиям;
- отфильтруйте предложения по ограничениям;
- составьте шорт-лист;
- напишите предложения поставщикам и получите от них предложения;
- выберите лучшее;
- начните формирование закупочной документации.
