СРО «Союзпроект» успешно завершила внедрение системы электронного архива «Этлас» версии 7.1, включающей модуль «Поддержка юридически значимой ЭЦП». Проект позволил оптимизировать управление документацией, ускорить процессы хранения и повысить безопасность данных.
Цели внедрения
Современные компании, работающие с проектной документацией, сталкиваются с необходимостью цифровизации архивных данных и систематизации документооборота. Внедрение «Этлас» помогло решить ключевые задачи:
- Оптимизация хранения и поиска документов.
- Поддержка юридически значимой ЭЦП для обеспечения легитимности цифровых документов.
- Автоматизация процессов учета и выдачи оригиналов.
- Повышение безопасности и защиты данных.
- Уменьшение бумажного документооборота и снижение расходов на печать.
Ключевые этапы внедрения
Процесс внедрения включал:
- Анализ текущих процессов документооборота и обследование бумажного архива.
- Создание учетных записей пользователей и настройка прав доступа.
- Формирование структуры электронного архива.
- Настройку карточек документов и автоматических правил нумерации.
- Оптимизацию системы поиска и отчетности.
- Обучение сотрудников работе с системой.
Преимущества системы «Этлас»
- Соответствие требованиям импортозамещения – независимость от зарубежных поставщиков ПО.
- Интеграция с другими системами документооборота.
- Гибкость в настройке структуры архива и прав доступа.
- Поддержка юридически значимой ЭЦП для защиты электронных документов.
- Высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных.
- Автоматизация рутинных процессов – нумерация, размещение, контроль версий.
- Интуитивно понятный интерфейс, сокращающий время на адаптацию пользователей.
Результаты внедрения
После завершения внедрения система ускорила обработку документов, снизила риски потери данных и повысила прозрачность документооборота. В дальнейшем возможна интеграция с другими информационными системами, а также расширение функционала за счет дополнительных модулей.
Компания «Этлас-Софт» продолжает развивать систему, регулярно обновляя ее с учетом современных требований цифровизации.